La sous-traitance dans le cadre de la certification Qualiopi –
Pourquoi et comment bien l’encadrer ?
La gestion de la sous-traitance est important pour tout organisme de formation cherchant à obtenir ou renouveler sa certification Qualiopi. Au-delà de la conformité avec le Référentiel National Qualité, une sous-traitance bien encadrée permet de garantir la cohérence pédagogique, la satisfaction des apprenants et la qualité globale des formations. Mais pourquoi cet encadrement est-il si important, et comment y parvenir ?
Pourquoi encadrer la sous-traitance ?
Lorsque vous faites appel à des formateurs sous-traitants, vous engagez la responsabilité de votre organisme de formation. Il est donc essentiel de choisir des partenaires qui partagent votre exigence de qualité et qui respectent les critères du référentiel Qualiopi.
Bien que le respect des obligations légales et de la conformité soit primordial, il ne s’agit pas seulement de cocher des cases lors de l’audit. Un encadrement rigoureux garantit que les objectifs pédagogiques sont atteints, que les méthodes d’enseignement sont cohérentes avec votre vision et que les stagiaires bénéficient d’une formation optimale.
Imaginez confier votre enfant à un inconnu pour aller le chercher à l’école, sans même vérifier ses compétences ou son sérieux. Cela vous paraîtrait absurde, n’est-ce pas ? Il en va de même pour la sous-traitance dans la formation professionnelle.
Comment bien encadrer vos relations avec vos sous-traitants ?
Voici quelques outils pratiques pour garantir que vos formateurs sous-traitants respectent vos standards de qualité et les exigences du référentiel Qualiopi.
1. Contrat de sous-traitance
Le contrat formalise la relation entre l’organisme de formation et le sous-traitant. Il précise :
- La mission confiée
- Les obligations respectives
- Les moyens pédagogiques et techniques
- La durée de la prestation
Ce document est essentiel pour clarifier les attentes et s’assurer que le formateur sous-traitant adhère aux exigences de votre organisme.
2. Fiche de mission
Une fiche de mission doit être fournie à chaque formateur sous-traitant. Ce document détaille :
- Les objectifs pédagogiques à atteindre
- Les méthodes d’enseignement à utiliser
- Les résultats attendus
Il permet d’aligner les actions du formateur sous-traitant avec les attentes précises de l’organisme de formation.
3. Cahier des charges
Le cahier des charges spécifie les critères de qualité et les exigences de conformité. Il fixe :
- Les normes que le sous-traitant doit respecter (y compris Qualiopi)
- Les indicateurs de satisfaction des stagiaires
- Les exigences d’amélioration continue
4. Engagement qualité
L’engagement qualité est une déclaration écrite du sous-traitant dans laquelle il s’engage à respecter les normes de qualité de l’organisme et les indicateurs Qualiopi. Il s’agit d’un contrat moral qui renforce la responsabilité du formateur sous-traitant vis-à-vis des résultats et du processus d’amélioration continue.
5. Plan de formation détaillé
Le plan de formation est un document clé qui présente :
- Le contenu de la formation
- Le calendrier et les dates des sessions
- Les méthodes pédagogiques utilisées
Ce plan permet de garantir la cohérence des formations et de vérifier que les actions de formation sont conformes aux attentes initiales.
Conclusion
La gestion de la sous-traitance ne se limite pas à respecter les exigences de Qualiopi. Elle est aussi un levier stratégique pour renforcer la qualité de vos formations et optimiser la satisfaction de vos stagiaires. En mettant en place des outils concrets et en instaurant une communication claire avec vos formateurs sous-traitants, vous garantissez non seulement la conformité, mais aussi la cohérence et l’efficacité de vos actions de formation.